Comment faire un publipostage sur Word ?

Qu'est-ce qu'un publipostage ?

Lorsque qu'il vous faut envoyer un document Word de façon massive tout en personnalisant celui-ci, vous aurez recours au publipostage. L'envoi de ce document peut être fait par le biais de la voie postale ou par mail. Cette technique liée à la pratique de Microsoft Word permet de communiquer en masse une information. Les marques l'utilisent comme outil marketing pour promouvoir leur image. Cela peut être pour de la newsletter ou encore des documents plus spécifiques. Pour appliquer, le publipostage à l'ensemble de vos contacts, vous utiliserez Microsoft Word mais aussi excel pour importer la liste de coordonnées de vos prospects. Vous personnalisez votre document avec des éléments précis comme le nom et prénom du client. Pour le mailing, l'outil Mail Merge sera indispensable.

Comment créer un publipostage sur Word ?

La création d'un publipostage comporte différents points, qu'il est important de connaître. Découvrez les différentes étapes du processus de création d'un publipostage.

1. Tout d'abord, le publipostage word doit commencer par deux éléments principaux : le document principal (rédigé sous Microsoft Word) et la liste des données (tableau fait avec Excel). Pour cette étape, le plus fastidieux est de créer la liste des prospects. Le tableau Excel des données doit être rempli sans fusion de cellules, ni cellules vides entre deux contacts.
2. Sous Microsoft Word, vous choisirez l'onglet "Publipostage" puis "Démarrer la fusion et le publipostage" et enfin "Assistant fusion et publipostage pas à pas" . Le type de document vous est alors proposé. Vous intégrerez à ce moment-là votre liste de contacts en l'important. Trier et filtrer les contacts dans les paramètres.
3. Ensuite, il vous faut intégrer cette liste en appuyant sur l'encart Insérer un champ de fusion.
4. Grâce au module Mail Merge, vous paramétrez la liste des contacts mail, afin de leur transmettre le document Word. La personnalisation par Mail Merge permet l'intégration du fichier Excel.
5. À la suite de la fusion de tous ces outils, vous aurez alors accès à un grand nombre d'options pour les paramètres de votre publipostage. Une fois l'intégralité des données intégrées, votre publipostage est terminé !

Ce procédé s'inscrit dans une démarche de communication à grande échelle. Il est impératif de préciser que le travail en amont de cette opération est colossal puisqu'il s'agit de rentrer l'intégralité des contacts dans un fichier Excel. Cela demande un travail de base assez conséquent qu'il faudra entretenir au fil du temps avec les nouveaux prospects. La programmation de Mail Merge est également une longue tâche. Cependant, une fois que la programmation de l'ensemble des paramètres, il vous restera seulement la lettre Word à modifier pour chacun des courriers que vous enverrez. Cette solution est très pratique et rapide lorsqu'elle est répétitive et mise à jour au fur et à mesure.

Quels sont les avantages et les inconvénients du publipostage word ?

Comme toute chose, le publipostage word a des avantages certains, mais il a aussi ces limites. À l'heure du publipostage par mail, la rapidité de l'information est phénoménale. En effet, cette pratique est un véritable gain de temps en termes de marketing. L'automatisation des informations permet de communiquer en masse et de promouvoir l'image de marque des utilisateurs.

La voie postale peut également être un point fort dans le fait que certains préfèrent le format papier au format électronique. Le publipostage est un outil parfait pour le ciblage des clients. Il permet de proposer une offre personnalisée. Avec tous ces avantages, il y a bien sûr des inconvénients. Le publipostage word ne permet pas de mesurer le taux de réponse à cette communication de masse. Aucune statistique ne permet de connaître les données exactes sur le retour de ces offres. C'est une communication à sens unique. De plus, les cibles sont affectées par l'utilisation massive de mails destinés au marketing. La lassitude engendrée entraîne une diminution de l'efficacité du publipostage word.

Comment le publipostage permet-il de communiquer en masse ?

Le principe est simple, grâce à un fichier Excel comportant une liste de prospects, on communique un document Word pour proposer une offre par exemple. À partir de la fusion de ces deux documents, on permet aux professionnels comme aux particuliers de transmettre en un temps record une information à sa clientèle. Le Mail Merge permet de transmettre celle-ci par le mail ce qui accélère encore le partage de données. Une fois ce système en place, il est très facile de reprendre le même procédé pour d'autres informations. C'est pour cette raison que les entreprises l'utilise dans le domaine de la communication et du marketing.

https://youtu.be/jm2hxECusxY